Note : Dans ce Code d’éthique, l’emploi du masculin pour désigner des personnes vise uniquement à alléger le texte.

1.     CODE D’ETHIQUE

1.1.  PORTÉE DU CODE

La présente politique s’applique à l’ensemble des membres du Groupe Radioamateur Amical, et à tous les niveaux hiérarchiques, notamment dans les lieux et contextes suivants :

• lors des communications radio;
• lors des assemblées;
• lors des activités social;
• les médias sociaux (ex : pages Facebook du club, Messenger Facebook du club et toutes autres pages de média sociaux utilisé par le club);
• tout endroit où les personnes doivent se trouver dans le cadre des activités du club (ex. : réunions, formations, déplacements, activités sociales organisées par le club);
• les communications par tout moyen, technologique ou autre.

1.2.  APPLICATION DU CODE

En cas de doute, veuillez toujours agir dans le respect des membres ainsi que dans l’intérêt du Groupe Radioamateur Amical et vous poser les questions suivantes :

• Est-ce que mes propos sont mal venus ou offensants ?
• Est-ce que mon attitude est déplacée ?
• Est-ce légal ?
• Est-ce conforme aux politiques et au Code d’éthique du Groupe Radioamateur Amical ?
• Cela entre-t-il en conflit avec les intérêts du Groupe Radioamateur Amical ?
• Cela pourrait-il entraîner une perception nuisible à votre égard ou à l’égard du Groupe Radioamateur Amical ?
• Avez-vous un avantage financier personnel ?
  • Est-ce que d’autres personnes pourraient croire que cet intérêt financier influence vos décisions ou votre capacité à remplir vos fonctions de façon objective?

En cas d’incertitudes face à une situation particulière ou pour obtenir plus d’informations quant à l’application du Code d’éthique, vous pouvez vous adresser auprès des personnes ressource du Groupe Radioamateur Amical.

DURÉE D’APPLICATION DU CODE

Le présent Code est en vigueur pendant toute la période où vous êtes membres du Groupe Radioamateur Amical.

1.3.  HARCÈLEMENT, DISCRIMINATION ET VIOLENCE

Groupe Radioamateur Amical est soucieux de fournir un environnement agréable et sécuritaire, sans harcèlement, sans discrimination et dénué de violence. Aucune forme de discrimination, violence ou harcèlement n’est tolérée lors des activités club, lors d’événements reliés au club ou via les médias sociaux du Groupe Radioamateur Amical. À cet égard, vous devez vous conformer à la politique sur le harcèlement et la discrimination en vigueur.

Des exemples de conduites inacceptables à cet égard incluent les commentaires blessant concernant les caractéristiques raciales ou ethniques et les avances sexuelles.

Notons que même un incident isolé de ce type de comportement peut également constituer du harcèlement s’il ébranle l’intégrité psychologique ou physique d’une personne ou si ses conséquences sont nocives et durables.

Tout membre qui estime avoir fait l’objet de harcèlement ou de discrimination peut en tout temps consulter une personne ressource du Groupe Radioamateur Amical ou faire une dénonciation anonyme en remplissant le « Formulaire de dénonciation de manquement éthique ou d’inconduite », mise à la disposition des membres.

Groupe Radioamateur Amical s’engage à faire enquête sur toute plainte de discrimination ou de harcèlement en suivant la procédure de dénonciation de manquement éthique ou d’inconduite jointe au présent Code.

1.4.  ATTENTES ENVERS LES MEMBRES

Il appartient à tous les membres d’adopter un comportement favorisant le maintien d’un milieu exempt de harcèlement psychologique ou sexuel. Il est également le devoir de chacun de nous d’agir avec honnêteté, dignité et respect envers le Groupe Radioamateur Amical, ses membres, ses partenaires et tout intervenant lié de près ou de loin au Groupe Radioamateur Amical.

1.5.  CONSÉQUENCES D’UNE INFRACTION AU PRÉSENT CODE

Vous êtes tenu de respecter, en tout temps, le présent Code d’éthique. Groupe Radioamateur Amical a le devoir d’enquêter sur toute violation au présent Code. Si vous êtes trouvé coupable d’une violation au Code, des mesures seront prises pouvant aller jusqu’à l’expulsion du Groupe Radioamateur Amical.

2.      PROCÉDURE DÉNONCIATION DE MANQUEMENT ÉTHIQUE OU D’INCONDUITE

La procédure dénonciation de manquement éthique ou d’inconduite permet aux membres ou partenaires du Groupe Radioamateur Amical de contribuer à l’application du Code lorsqu’ils sont témoins d’agissements non éthiques ou d’inconduite susceptibles d’avoir un impact négatif important sur le Groupe Radioamateur Amical ou l’un de ses membres.

2.1.  CHAMP D’APPLICATION

Tous les membres du Groupe Radioamateur Amical ont le devoir de signaler de bonne foi les agissements qu’il juge susceptibles d’être dommageables à la réputation du Groupe Radioamateur Amical. Les tiers peuvent également rapporter les agissements dont ils sont témoins. Les plaintes peuvent porter sur des agissements commis par des membres ou des partenaires.

La procédure vise essentiellement les actes dérogatoires se rapportant à des cas de corruption ainsi qu’à toute allégation de harcèlement ou de discrimination.

2.1.1.     DÉFINITION

Une conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique du membre et qui entraîne, pour celui-ci, un environnement néfaste. Pour plus de précision, le harcèlement psychologique comprend une telle conduite lorsqu’elle se manifeste par de telles paroles, de tels actes ou de tels gestes à caractère sexuel.

Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour le membre.

La définition inclut le harcèlement discriminatoire lié à un des motifs prévus à la Charte des droits et libertés de la personne.

QUELQUES EXEMPLES D’AGISSEMENTS RELEVANT DE LA PROCÉDURE DÉNONCIATION DE MANQUEMENT ÉTHIQUE OU D’INCONDUITE:

• Harcèlement sexuel ou psychologique;
• lntimidation, cyberintimidation, menaces, isolement;
• Propos ou gestes offensants ou diffamatoires à l’égard d’une personne ou de son travail;
• Violence verbale;
• Dénigrement.
• Falsification
• Utilisation inappropriée des biens et services du Groupe Radioamateur Amical;
• Contravention aux lois;
• Fraude

2.2.  CONDITIONS DE LA PLAINTE

2.2.1.      Bonne foi

Pour être recevable, toute plainte doit être faite de bonne foi. L’auteur d’une plainte non fondée, initiée dans le but de nuire à une personne, s’expose à des sanctions graves.

2.2.2.      Fondements suffisants

Afin de permettre la tenue d’une enquête, toute plainte doit s’appuyer sur des fondements raisonnables. Elle doit comporter des renseignements pertinents, précis et suffisants : description de l’incident, noms des personnes impliquées, dates, heures et lieux, noms des témoins et tout autre élément de preuve pertinent. Les informations doivent être formulées de manière objective, avoir un lien direct avec le champ d’application du Code et être strictement nécessaires à la vérification des faits.

2.2.3.      Anonymat

Toute plainte peut être déposée de façon confidentielle et anonyme tel qu’indiqué à l’article 1.3 du présent Code, que la violation soit fondée ou non, qu’elle soit déposée en personne ou de façon anonyme, toutes les données seront traitées sur une base confidentielle et seront également conservées de façon confidentielle.

2.3.  PROTECTION DES PERSONNES

2.3.1.      PROTECTION DES PLAIGNANTS

Si vous dénoncez ou soupçonnez une violation au présent Code, vous serez protégé face à des menaces de représailles, d’expulsion ou d’autres formes de sanctions directement reliées à votre dénonciation, à moins que vous ayez participé à cette violation. Si tel est le cas, le fait que vous ayez dénoncé toute violation au Code ne vous protège aucunement de mesures disciplinaires prévues à cet effet.

Un membre prend des mesures de représailles envers un autre membres qui aurait dénoncé une violation au présent Code, fera l’objet de mesures disciplinaires incluant l’expulsion du Groupe Radioamateur Amical.

Votre identité demeurera confidentielle même si son dévoilement pourrait être pertinent pour mener une enquête reliée à une plainte. Toutefois, votre identité pourra être dévoilée dans les cas suivants : si vous acceptez qu’elle le soit, si la loi ou les politiques internes du Groupe Radioamateur Amical l’exigent ou si le fait de maintenir la confidentialité ne serait pas dans le meilleur intérêt du Club. Si votre identité devait être dévoilée, seules les personnes concernées en seraient informées afin qu’une enquête juste puisse être menée.

2.3.2.      PROTECTION DES PERSONNES MISES EN CAUSE

Toute enquête initiée à la suite d’une plainte sera menée avec un maximum de confidentialité, de manière à préserver la réputation des personnes qui en font l’objet.

Les données à caractère personnel seront détruites immédiatement si la plainte est jugée non recevable ou au maximum deux (2) mois après la fin de l’enquête si la plainte est jugée non fondée. Seules des poursuites judiciaires ou une procédure disciplinaire peuvent justifier la conservation des données.

Toute personne mise en cause pourra accéder aux données la concernant et demander éventuellement qu’elles soient rectifiées ou supprimées.

2.4.  TRAITEMENT DES PLAINTES

2.4.1.      Dépôt de la plainte

Le dépôt d’une plainte peut s’effectuer auprès du Groupe Radioamateur Amical par courriel à : denonciation@va2rga.com ou au président, ou à par le formulaire anonyme disponible en ligne à  https://va2rga.com/formulaire-denonciation-inconduite/

2.4.2.      Accusé de réception

Toute plainte sera transmise C.A. qui déterminera qui traitera la plainte (« l’instance retenue »).

Le C.A. étudiera la recevabilité de toute plainte et procédera à l’enquête une fois que celle-ci est jugée recevable. Dans le cas où la plainte concerne un membre du C.A., celle-ci sera transmise au président ou au vice-président qui déterminera à qui revient la responsabilité de traiter la plainte.

Si la plainte est jugée non recevable, l’accusé de réception en expliquera les raisons. Si la plainte est jugée recevable, l’accusé de réception sera accompagné d’un engagement de protection du plaignant par l’instance retenue.

2.4.3.      Enquête

L’instance retenue peut s’adjoindre des ressources juridiques, internes ou externes, pour mener l’enquête. L’instance retenue doit procéder avec un maximum de discrétion de manière à protéger la confidentialité de l’identité du plaignant et la réputation des personnes mises en cause par la plainte. L’enquête doit aussi être menée le plus rapidement possible, compte tenu de la nature et de la complexité de la plainte. Si nécessaire, l’instance retenue pourrait communiquer avec le plaignant, directement, afin d’obtenir des compléments d’information.

Si la plainte vise un membre du comité de direction, toute information recueillie par l’instance retenue devra également être fournie au président du comité d’audit.

Dans la mesure où cela ne compromet pas la conduite de l’enquête, l’instance retenue doit informer les personnes mises en cause des faits qui leur sont reprochés, ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès et de rectification.

2.4.4.      Rapport d’enquête

Si la plainte est jugée non fondée, les données à caractère personnel seront détruites dans un délai maximum de deux (2) mois, sauf en cas de procédures à l’encontre d’un plaignant jugé de mauvaise foi ou de procédures judiciaires liées à la plainte.

Si la plainte est jugée fondée, le rapport doit présenter, outre les conclusions de l’enquête, des recommandations sur les procédures disciplinaires ou judiciaires à prendre. Il doit aussi proposer, le cas échéant, des mesures correctives visant à éviter que des agissements semblables ne se reproduisent.

Le rapport d’enquête sera déposé auprès du président ou du vice-président, sauf dans un cas les concernant.
Les conclusions de l’enquête seront communiquées au plaignant, directement par un membre du C.A.