RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

(version 2.0)

Table des matières

  1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES. 4

1.1.       DÉNOMINATION SOCIALE. 4

1.2.       STATUT LÉGAL. 4

1.3.       BUTS. 4

1.4.       TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL. 4

1.5.       ANNÉE FINANCIÈRE. 4

1.6.       POUVOIRS. 4

  1. LES MEMBRES. 5

2.1.       CATÉGORIES DE MEMBRES. 5

2.1.1.        MEMBRE RÉGULIER. 5

2.1.2.        MEMBRE D’UNE MÊME FAMILLE. 5

2.1.3.        MEMBRE SÉNIOR. 5

2.1.4.        MEMBRE ASSOCIÉ. 5

2.1.5.        MEMBRE HONORAIRE. 5

2.2.       COTISATION ANNUELLE. 5

2.3.       CARTE DE MEMBRE. 6

2.4.       DROITS. 6

2.5.       RETRAIT D’UN MEMBRE. 6

2.6.       SUSPENSION, RADIATION, EXCLUSION.. 6

  1. ASSEMBLÉES DES MEMBRES. 6

3.1.       ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE. 6

3.2.       ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES DES MEMBRES. 6

3.3.       AVIS DE CONVOCATION.. 6

3.4.       L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE. 7

3.5.       L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE. 7

3.6.       QUORUM… 8

3.7.       VOTE. 8

  1. CONSEIL D’ADMINISTRATION.. 8

4.1.       NOMBRE D’ADMINISTRATEURS. 8

4.2.       ÉLIGIBILITÉ. 8

4.3.       DURÉE DES FONCTIONS. 9

4.4.       ÉLECTION.. 9

4.5.       RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR. 9

4.6.       VACANCES. 9

4.7.       DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS. 10

4.8.       ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.. 10

  1. OFFICIERS. 11

5.1.       DÉSIGNATION.. 11

5.2.       ASSIGNATION DES OFFICIERS. 11

5.3.       RÉMUNÉRATION.. 11

5.4.       LE PRÉSIDENT. 11

5.5.       LE VICE-PRÉSIDENT. 12

5.6.       LE TRÉSORIER. 12

5.7.       LE SECRÉTAIRE. 12

5.8.       LES DIRECTEURS. 12

5.9.       COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES. 13

  1. ACTIFS DU CLUB. 13

6.1.       ACQUISITIONS. 13

6.2.       INVENTAIRES. 13

6.3.       PRÊTS MATÉRIELS. 13

6.4.       ASSURANCES. 13

6.5.       ENTRETIEN ET REMPLACEMENT. 13

  1. AUTRES DISPOSITIONS. 14

7.1.       MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX. 14

7.2.       DISSOLUTION DU CLUB ET DISPOSITION DE L’ACTIF. 14

1.    DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1.  DÉNOMINATION SOCIALE

Le nom du club est « Groupe Radioamateur Amical »

Dans les règlements qui suivent, l’appellation « CLUB » désigne « Groupe Radioamateur Amical

1.2.  STATUT LÉGAL

Le CLUB est un organisme à but non lucratif, constitué à des fins spécifiques en relation directe avec le monde de la radioamateur et des communications d’urgences.

Le CLUB est constitué et enregistré en vertu de la Loi sur les compagnies de la province de Québec par lettres patentes émises le 26 avril 2019, numéro d’entreprise du Québec (NEQ) 1174518184.

1.3.  BUTS

  1. Offrir un regroupement de radioamateurs pour les régions des Laurentides et Lanaudière, mais sans s’y limiter;
  2. Offrir un service radioamateur dans les régions desservies par ses équipements;
  3. De représenter et défendre les intérêts des radioamateurs auprès des différentes autorités;
  4. Promouvoir les activités de la radio amateur en tant que loisir scientifique et culturel;
  5. Promouvoir les activités de communication d’urgences auprès des radioamateurs et des différentes autorités;
  6. Offrir des services de communication radio lors d’événements publics;
  7. Offrir des services de communication d’urgence lorsque nécessaire;
  8. Organiser des activités sociales afin de promouvoir les activités de CLUB;

1.4.  TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL

Le CLUB exerce principalement ses activités sur les territoires des Laurentides et Lanaudière sans limitation géographique.

Le siège social du CLUB est situé à l’adresse déterminée par le conseil d’administration (C.A.) ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi.

1.5.  ANNÉE FINANCIÈRE

L’année financière du CLUB s’étend du 1er mai au 30 avril.

1.6.  POUVOIRS

CLUB possède tous les pouvoirs que la loi et ses statuts lui confèrent.

2.    LES MEMBRES

2.1.  CATÉGORIES DE MEMBRES

Le CLUB compte cinq (5) catégories de membres, soit les membres réguliers, les membres d’une même famille, les membres séniors, les membres associés et les membres honoraires.

2.1.1.     MEMBRE RÉGULIER

Pour devenir membre régulier du CLUB, tout candidat doit détenir un certificat valide de radioamateur, remplir les formulaires d’admission et acquitter sa cotisation annuelle. De plus le membre doit s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.2.     MEMBRE D’UNE MÊME FAMILLE

Pour devenir membre d’une même famille, tout candidat doit détenir un certificat valide de radioamateur, résider à la même adresse et avoir un lien de parenté direct (conjoint, parent, frère, sœur ou enfant) avec le membre régulier. Il a tous les privilèges du membre régulier. De plus le membre doit s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.3.     MEMBRE SÉNIOR

Pour devenir membre sénior du CLUB, tout candidat doit détenir un certificat valide de radioamateur, être âgé de 65 ans et plus, remplir les formulaires d’admission et acquitter sa cotisation annuelle. De plus le membre sénior doit s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.4.     MEMBRE ASSOCIÉ

Toute personne qui s’intéresse aux activités du CLUB et qui ne détient pas de certificat de radioamateur. Les membres associés peuvent participer aux activités du CLUB et assister aux assemblées des membres. Ils n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au C.A. De plus les membres associés doivent s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.5.     MEMBRE HONORAIRE

Le C.A, par résolution, peut en tout temps nommer membre honoraire du CLUB, toute personne qui aura rendu service à ce dernier par son travail et ses actions dans la poursuite de ses buts ou toute personne que le C.A. jugera opportun d’honorer.

Les membres honoraires peuvent participer aux activités du CLUB et assister aux assemblées des membres. Ils n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au C.A. Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser leurs cotisations. De plus les membres associés doivent s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.2.  COTISATION ANNUELLE

Le C.A. fixe la cotisation annuelle pour chaque catégorie de membre de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

Il en va de la responsabilité du membre d’acquitter le renouvellement de sa cotisation avant la date d’échéance du 30 avril.

2.3.  CARTE DE MEMBRE

Le C.A. émet une carte de numérotée à chaque membre qui a payé sa cotisation annuelle. Cette carte est valide tant que le membre respecte les conditions décrites dans la section 2.1. Le membre conserve la même carte tant et aussi longtemps qu’il reste membre. Une nouvelle est émise lorsque celle-ci change d’apparence. Un membre peut demander une nouvelle carte, mais devra en acquitter les frais.

Le C.A. fixe les frais de réémission de carte de membre et la manière d’en effectuer le paiement.

2.4.  DROITS

Seuls les membres du CLUB bénéficient des droits conférés par les présents statuts et par les règlements du CLUB.

2.5.  RETRAIT D’UN MEMBRE

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence par écrit, au secrétaire du CLUB. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception ou à la date précisée dans ledit avis. La démission d’un membre ne le libère pas de ses responsabilités antécédentes; la cotisation versée demeure la propriété du Club. Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion et de la cotisation annuelle ne peut être acceptée.

2.6.  SUSPENSION, RADIATION, EXCLUSION

Le C.A. a le pouvoir d’accepter ou de refuser une demande d’admission.

Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts du CLUB ou dont la conduite est jugée préjudiciable à ce dernier.

Un membre perd également son statut de membre s’il n’acquitte pas sa cotisation annuelle.

3.    ASSEMBLÉES DES MEMBRES

3.1.  ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle (AGA) des membres a lieu dans les 90 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel dont la date de fermeture est le 30 avril. Le C.A. en fixe la date, l’heure et le lieu. Les procès-verbaux, le rapport d’activités ainsi que les rapports financiers seront envoyés sous format électronique à l’avance aux membres. L’avis de convocation pourra y être inclus.

3.2.  ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES DES MEMBRES

Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l’endroit déterminé par le C.A. Il appartient au président ou au C.A. de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires du CLUB.

3.3.  AVIS DE CONVOCATION

Toutes les assemblées sont convoquées par le secrétaire ou un membre du C.A., soit par courriel, lors du réseau quotidien ou par le site web du CLUB. Nonobstant ce qui précède, les assemblées générales sont toujours convoquées par écrit envoyé à chaque membre, à sa dernière adresse courriel connue. Il est de la responsabilité du membre de fournir une adresse courriel valide au CLUB.

L’avis de convocation de l’AGA ou d’une assemblée générale est adressé à tous les membres en règle au moins dix (10) jours calendrier avant l’assemblée.

L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire se fait au moins sept (7) jours calendrier avant sa tenue et devra mentionner en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ce ou ces sujets pourront être étudiés.

Dans le cas d’une assemblée devant se prononcer sur une modification des règlements, statuts, ou lettres patentes, la convocation devra se faire au moins dix (10) jours calendrier avant la date de cette assemblée.

3.4.  L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle (AGA) doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • Vérification du droit de présence des membres;
  • Adoption de l’ordre du jour;
  • La présentation et l’adoption du rapport financier de la dernière année et du procès-verbal de la dernière AGA;
  • La ratification des règlements généraux (nouveaux ou modifiés) adoptés par le C.A. depuis la dernière assemblée générale;
  • La mise en candidature et l’élection des administrateurs aux postes qui viennent à échéance.

L’ordre du jour de l’AGA doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’ordre du jour. Tous sujets additionnels apportés à être discutés lors de la réunion devront figurer dans la section Varia de l’ordre du jour.

3.5.  L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE

L’ordre du jour de toute assemblée extraordinaire des membres doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • Vérification du droit de présence des membres;
  • Adoption de l’ordre du jour;
  • Présentation du ou des sujets à étudier;
  • Ratification du ou des sujets étudiés

L’ordre du jour de l’assemblée extraordinaire doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’ordre du jour.

3.6.  QUORUM

Le quorum à toute assemblée des membres est de 15% du nombre des membres CLUB ayant droit de vote.

3.7.  VOTE

À une assemblée des membres, les membres en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.

  • Les sujets soumis à l’assemblée des membres sont tranchés à la majorité simple (50 % + 1) des voix validement exprimées;
  • Toutefois, pour voter des amendements aux règlements généraux, l’établissement d’emprunts ou de garanties, le résultat du vote sera supérieur au deux tiers 2/3 (66,6 %) est de plus requis.
  • Aucun vote par procuration n’est autorisé ni admissible.
  • En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret peut être réclamé. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compile les résultats et les remet au président. Le président de l’assemblée peut également exercer son vote prépondérant.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

4.    CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1.  NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

Les affaires du CLUB sont administrées par un conseil d’administration (C.A.) composé minimalement de (5) membre et pas plus de (7) membres.

4.2.  ÉLIGIBILITÉ

Tout membre en règle régulier ou d’une même famille a droit de vote et peut être élu au C.A. Tout administrateur dont le mandat expire est rééligible cependant, il devra soumettre sa candidature lors de l’AGA. De plus, le membre ne doit pas être considéré comme inapte tel que décrit dans l’article 327 du Code civil que Québec. « Sont inhabiles à être administrateurs les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction »

 

 

4.3.  DURÉE DES FONCTIONS

Chaque administrateur entre en fonction dès la fermeture de l’AGA au cours de laquelle il a été élu. Les mandats des membres du CA sont fixés à deux (2) ans.

2/3 des membres du CA seront élus aux années paires et 1/3 de membres aux années impaires.

Dans l’éventualité ou plusieurs membres du C.A. seraient élu la même année, les postes d’administrateurs, sauf celui du Président, pourraient voir leur durée de fonction écourtée à un (1) an afin de conserver le ratio des administrateurs à élire à 2/3 aux années paires et 1/3 aux années impaires.

Les postes pouvant subir un terme écourté doivent suivre l’ordre de cette liste :

  1. Vice-Président
  2. Secrétaire
  3. Trésorier
  4. Directeur

4.4.  ÉLECTION

Les postes d’administrateurs dont le mandat est arrivé à terme font l’objet d’élection par les membres actifs au cours de l’AGA et selon la procédure d’élection décrite ci-après.

Procédure d’élection

  • Un président d’élection, non-éligible, un secrétaire d’élection, non éligible, et un scrutateur, éligible sont nommés sur proposition dûment secondée pour procéder à l’élection des officiers.
  • Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation.
  • Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection se fera par scrutin secret.

4.5.  RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du C.A. et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

  1. présente, préférablement par écrit, sa démission au C.A., soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du C.A.;
  2. décède, deviens inapte;
  3. cesse de posséder les qualifications requises de radioamateur ou de membre;

4.6.  VACANCES

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Lorsqu’une vacance survient au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne correspondant aux critères définis dans les règlements.

Dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre en règle peut exceptionnellement convoquer une assemblée extraordinaire pour procéder aux élections.

4.7.  DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

  1. Le C.A. est investi, et ce, en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec, du mandat général d’administrer le CLUB;
  2. Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts du CLUB conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent;
  3. Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
  4. Il détermine les conditions d’admission des membres en fonction des règlements généraux.
  5. Le C.A. présente à l’AGA un relevé ou sommaire des finances du CLUB et un résumé des activités de l’année ainsi qu’un inventaire des biens du CLUB.
  6. Le C.A. dresse un procès-verbal de toutes les assemblées des membres ou du C.A. qu’il conserve dans le registre des procès-verbaux du CLUB.
  7. Le C.A. dispose d’une petite caisse n’excédant pas $100.00, gérée par le trésorier du CLUB.
  8. Le C.A. autorise les opérations courantes d’achats, de dépenses et paiements. Toute dépense de cinq-cents dollars ($500.00) et plus doit être autorisée au préalable par une proposition à une assemblée des membres.
  9. Le C.A. a le contrôle et la responsabilité de tout argent, de matériel et de toute initiative entreprise par le CLUB.
  10. L’autorisation de tout chèque, note de créance ou de crédit doit obligatoirement être faite par deux (2) signataires parmi les personnes suivantes: le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire-registraire et le directeur.

4.8.  ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Date. Le CA est convoqué par le président au moins deux (2) fois par an minimum, ou aussi souvent que nécessaire pour le bon fonctionnement du CLUB.

Convocation et lieu. Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres administrateurs, fixe la date et le lieu des assemblées.

Avis de convocation. L’avis de convocation à une assemblée du C.A. peut être écrit ou verbal. Sauf exception, le délai de convocation est d’au moins sept (7) jours calendrier avant la réunion.

Quorum. Le quorum pour la tenue des assemblées du C.A. est fixé à trois (4) administrateurs sur sept (7). Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.

Président et secrétaire d’assemblée. Les assemblées du C.A. sont présidées par le président ou, à son défaut, par le vice-président. Le secrétaire peut agir comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, ou autres, les administrateurs choisissent parmi eux un président et un secrétaire d’assemblée.

Procédure. Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de celle-ci. Il soumet au C.A. les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. L’ordre du jour de toute assemblée du C.A. est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions. À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.

Vote. Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Si le vote est mené par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis. Le président possède un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.

Procès-verbaux. Seuls les administrateurs du CLUB peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du C.A.

Ajournement. Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du C.A. peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

Ordre du jour. L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation. Il doit être connu par tous les administrateurs avant la tenue de l’assemblée.

5.    OFFICIERS

5.1.  DÉSIGNATION

Le CLUB est gouverné et administré par un conseil d’administration (C.A.) composé des officiers suivants: un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire et de trois (3) directeurs pour un total possible de sept (7) personnes.

5.2.  ASSIGNATION DES OFFICIERS

Le CA se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus, lors de l’assemblée générale annuelle, un président, un vice-président, un trésorier un secrétaire et de trois (3) directeurs.

5.3.  RÉMUNÉRATION

Les officiers agissent en tant que bénévoles sans salaire ou rémunération, à l’exception de certaines dépenses préautorisées par le CA à des fins de congrès ou de réunions de la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI) (les reçus sont exigés).

5.4.  LE PRÉSIDENT

  • Il préside toutes les assemblées du C.A. et celles des membres, à moins dans ce dernier cas qu’un président d’assemblée soit nommé et exerce cette fonction.
  • Il exerce un contrôle général sur tous les officiers et les affaires du CLUB.
  • Il décide de l’opportunité de convoquer les membres du C.A. et/ou les membres aux assemblées si nécessaire.
  • Il détient un vote prépondérant en cas d’égalité des voix. Il est aussi mandaté à signer pour et au nom du CLUB.
  • Il est de plus l’administrateur désigné pour la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI). Toutefois il peut déléguer cette tâche à un autre administrateur ou d’un membre du CLUB. De toutes circonstances, la nomination de cet administrateur désigné auprès de la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI), se fait par résolution de trois (3) administrateurs du CLUB. Le tout sera ensuite présenté et signé par le secrétaire-registraire et envoyé à RAQI.

5.5.  LE VICE-PRÉSIDENT

  • En l’absence du président ou si celui-ci est empêché d’agir. Le vice-président assume les pouvoirs et les privilèges du président.
  • Il est aussi mandaté à signer pour et au nom du CLUB les effets bancaires (chèques).

5.6.  LE TRÉSORIER

  • Il perçoit toutes les contributions ou autres redevances dues au CLUB et est aussi mandaté à signer pour et au nom du CLUB.
  • Il tient un compte exact et fidèle des recettes et dépenses du CLUB, suivant les règles comptables généralement établies.
  • Il dépose les argents perçus au nom du CLUB dans le compte d’une institution financière désignée par le CLUB.
  • Il fait les paiements en espèces via la petite caisse, paiement électronique ou par chèque, lesquels sont signés par lui et contresignés par le président ou le vice-président. Aucun chèque ne doit être signé en blanc.
  • Il assigne les valeurs aux biens dans le registre des actifs en inventaire.
  • Il produit la déclaration nécessaire auprès de revenu Québec et au registraire des entreprises et il en fait part au CA.
  • Il informe le secrétaire des sommes perçues d’un membre pour fin d’adhésion ou de renouvellement.

5.7.  LE SECRÉTAIRE

  • Il maintient le registre des membres et des adhésions pour le CLUB et auprès de la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI).
  • Il remet les cartes d’adhésion et la documentation aux membres
  • Il convoque les réunions du CA et les assemblées des membres.
  • Il aide à la rédaction des procès-verbaux de ces assemblées ou du CA. Toutes correspondances reçues au nom du CLUB seront considérées comme étant confidentielles, il doit renseigner les membres du C.A, le cas échéant.
  • Il remet les ordres du jour et les procès-verbaux aux membres par courriel, et ce, avant chaque réunion.
  • Il s’occupe de classer ces documents sur le serveur désigné ou en ligne via le site web du CLUB.

5.8.  LES DIRECTEURS

  • Les directeurs pourront se voir assigner des mandats ou rôles relatifs aux activités et à l’organisation du CLUB.
  • Il assiste aux différents comités nommés par le C.A.

5.9.  COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES

Le C.A. peut, à sa discrétion, fonder des comités :

  1. Pour certaines parties de l’administration;
  2. Pour gérer les activités du CLUB;
  3. Pour la perception, les finances, la publicité, le recrutement, les représentations, etc.;
  4. Pour toute autre raison que le C.A. juge à propos.

Les projets et décisions des comités doivent être approuvés et ratifiés par le C.A. avant d’être mis à exécution.

Ces comités peuvent être composés de membres du C.A. et d’autres membres en règle du CLUB. Le président est membre d’office de tous les comités, mais peut déléguer un directeur à sa place.

S’il le juge nécessaire, le C.A. peut, par simple résolution, faire appel à des professionnels (ex. : notaire, comptable, avocat, ingénieur, technicien et tout autre spécialiste) pour l’aider à atteindre ses buts.

6.    ACTIFS DU CLUB

6.1.  ACQUISITIONS

Les équipements, fournitures, outils, ou autres biens acquis ou reçus par le Groupe Radioamateur Amical demeurent la propriété du CLUB pour leur durée de vie utile ou jusqu’à ce que le C.A. juge leurs utilisations nécessaires.

6.2.  INVENTAIRES

Tout équipement appartenant au CLUB sera identifié et inscrit dans une liste (registre) d’inventaire géré par le C.A.

6.3.  PRÊTS MATÉRIELS

Tous les biens prêtés par un tiers ou un membre du CLUB seront également identifiés et inscrits au registre d’inventaire. Ces biens pourront être utilisés par le CLUB pour la durée convenue du prêt. Le C.A. se réserve le droit de remettre le matériel à son propriétaire. Le propriétaire du bien peut en tout temps reprendre son bien.

6.4.  ASSURANCES

Le CLUB n’assure pas le matériel pour les dommages subis, pertes ou vols encourus à moins qu’il en soit décidé autrement. Une assurance en responsabilité civile couvre cependant les dommages que pourrait causer son matériel ou celui prêté aux installations avoisinantes.

6.5.  ENTRETIEN ET REMPLACEMENT

Le CLUB maintient en ordre ses équipements et alloue les montants nécessaires pour les réparer ou les remplacer.

Le CLUB n’est pas responsable des dommages ou pertes subis au matériel prêté par un tiers ou un membre lors de son utilisation. Le membre ou un tiers qui prêtent un bien au CLUB le fait à ses propres risques.

7.    AUTRES DISPOSITIONS

7.1.  MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Le conseil d’administration (C.A.) a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui sera en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée annuelle. Toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers 2/3 (66,6 %) des membres présents, ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle du CLUB– à moins que dans l’intervalle elle soit ratifiée lors d’une assemblée extraordinaire des membres convoquée à cette fin.

Le quorum de quinze pour cent (15 %) des membres en règle doit également être atteint pour satisfaire à la ratification.

Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de l’organisme doit être expédié avec l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.

Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

7.2.  DISSOLUTION DU CLUB ET DISPOSITION DE L’ACTIF

Advenant la dissolution du CLUB, celle-ci doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votants lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. Le C.A, après le paiement des dettes, procèdera à la liquidation et la distribution équitable des biens du CLUB entre les ayant droits (membres en règle au moment de la dissolution du CLUB).

Le cas échéant, ses actifs seront remis à la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI), qui l’utilisera à sa discrétion au service des radioamateurs du Québec.

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